ความต่างของกระบวนการบัญชีที่ทำให้สะดุดเมื่อทำธุรกิจกับบริษัทไทย — 5 ปัญหาที่พบบ่อยที่สุด

เกริ่นนำ — ทำไม "ความต่างของแต่ละคู่ค้า" ถึงทำให้งานบัญชีหยุดชะงัก

เมื่อดำเนินธุรกิจอยู่ในประเทศไทย เรามักเจอสถานการณ์ที่งานบัญชีเดินไม่ราบรื่นในการติดต่อประจำวันกับบริษัทไทย ไม่ว่าจะเป็นผู้ขาย ผู้รับเหมา หรือลูกค้า สาเหตุส่วนใหญ่อยู่ที่ "กระบวนการบัญชีของคู่ค้าต่างจากของเรา"

ความจริงก็คือ ธุรกรรม B2B ในไทยมีทั้งประเภทเอกสาร วิธีจัดการการหักภาษี ณ ที่จ่าย รวมถึงรอบการวางบิลและการจ่ายเงินที่ต่างกันอย่างมากในแต่ละบริษัท สมมติฐานแบบที่ "วันปิดบัญชี วันจ่ายเงินเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งอุตสาหกรรม" ใช้ไม่ได้ผล หากไม่ปรับให้เข้ากับแนวปฏิบัติของคู่ค้าแต่ละราย ปัญหาอย่างเก็บหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายไม่ได้ เครดิตภาษีซื้อไม่ได้ หรือยอดเงินเข้าไม่ตรง ก็จะเกิดขึ้นแทบทุกเดือน

บทความนี้สรุป 5 ปัญหาที่พบบ่อยที่สุด ที่เราเจอซ้ำ ๆ ในหน้างาน พร้อมแนวทางหลีกเลี่ยง

ปัญหาที่ 1: การหักภาษี ณ ที่จ่าย (WHT) กับการส่งมอบหนังสือรับรองที่ไม่สอดคล้องกัน

ในประเทศไทย ฝ่ายที่จ่ายค่าตอบแทน เช่น ค่าบริการ จะต้องหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT) ไว้แล้วนำส่ง อัตราภาษีจะต่างกันตามประเภทธุรกรรม ตัวอย่างหลัก ๆ มีดังนี้

• ค่าบริการ / ค่าจ้างทำของ: 3%
• ค่าเช่า: 5%
• ค่าโฆษณา: 2%
• ค่าขนส่ง: 1%

ฝ่ายที่จ่ายมีหน้าที่หักภาษีไว้แล้วออก หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (หรือที่เรียกกันว่า 50 ทวิ) ให้กับคู่ค้า

ปัญหาที่พบบ่อยมี 3 อย่างต่อไปนี้

• คู่ค้าออกหนังสือรับรองให้ไม่ทันกำหนด / หรือไม่ออกให้เลย → เครดิตภาษีและหลักฐานของบริษัทเราไม่ครบ
• เข้าใจไม่ตรงกันกับคู่ค้าตั้งแต่แรกว่าเข้าข่ายต้องหัก WHT หรือไม่ และอัตราเท่าไร
• ผู้ขายตั้งสมมติฐานว่าจะได้รับเต็มจำนวน (ยอดก่อนหัก) แต่เราหักก่อนจ่าย → เกิดข้อโต้แย้งเรื่องยอดเงินที่จ่าย

แนวทางหลีกเลี่ยง: ระบุ "อัตรา WHT และว่าจะหักหรือไม่" ให้ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษรตั้งแต่ขั้นใบเสนอราคาหรือ PO (ใบสั่งซื้อ) เมื่อเริ่มทำธุรกรรม และเมื่อถึงตอนจ่ายเงิน ให้รวมการรับ-ส่งหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเข้าไว้ในขั้นตอนการจ่ายเงิน พร้อมบริหารด้วยเช็กลิสต์การจัดเก็บ

ปัญหาที่ 2: จังหวะการออกใบกำกับภาษีและข้อกำหนดในการระบุรายละเอียด

การจะเครดิตภาษีซื้อ (VAT 7%) ได้นั้น ต้องมี ใบกำกับภาษีฉบับจริง ที่ครบถ้วนตามข้อกำหนด แบบเต็มรูปต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของทั้งคู่ค้าและบริษัทเรา การแยกสำนักงานใหญ่ / สาขา (สำนักงานใหญ่ / สาขา พร้อมรหัสสาขา) ที่อยู่ เลขที่เรียงลำดับ และวันที่

จังหวะการออกก็ต่างกันในแต่ละคู่ค้า โดยหลักการสินค้าจะออกตอนส่งมอบ ส่วนบริการจะออกตอนรับชำระเงิน ซึ่งแล้วแต่แนวปฏิบัติของคู่ค้า อาจทำให้เดือนที่บันทึก VAT ของเราคลาดเคลื่อนไปจากคู่ค้า

ปัญหาที่พบบ่อยมีดังนี้

• ระบุรายละเอียดไม่ครบหรือผิด (เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รหัสสาขา ที่อยู่) ทำให้เครดิตภาษีซื้อไม่ได้
• ได้รับเป็นสำเนาแทนที่จะเป็นต้นฉบับ จึงใช้เป็นหลักฐานในการเครดิตไม่ได้
• เดือนที่คู่ค้าออกกับเดือนที่เราบันทึกไม่ตรงกัน ทำให้ยื่น VAT มีผลต่าง

แนวทางหลีกเลี่ยง: ตรวจสอบข้อกำหนดในการระบุรายละเอียดทันทีที่รับเอกสาร (โดยเฉพาะรหัสสาขาและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี) จัดเก็บต้นฉบับให้แน่นอน และกระทบยอดกับทะเบียน VAT เป็นรายเดือน

ปัญหาที่ 3: แนวปฏิบัติเรื่องรอบการวางบิล / รับเช็ค ที่ต่างกันในแต่ละบริษัท

ในธุรกิจ B2B ของไทย ยังคงมีแนวปฏิบัติที่แพร่หลายในการทำ วางบิล และ รับเช็ค / จ่ายเช็ค ตามวันหรือวันที่ที่กำหนดไว้แน่นอน กล่าวคือแต่ละบริษัทมีปฏิทินของตัวเอง เช่น "วันวางบิลคือทุกวันที่ 25 ของเดือน และวันรับเช็คคือวันที่ 10 ของเดือนถัดไป"

หาก "การปิดบัญชี / การจ่ายเงิน" ที่บริษัทเราคาดไว้ไม่สอดคล้องกับตารางวางบิลของคู่ค้า ก็จะเกิดปัญหา เช่น

• พลาดวันวางบิลใบแจ้งหนี้ ทำให้เงินเข้าช้าไป 1 เดือน
• วันจ่ายเงินของแต่ละคู่ค้าไม่เหมือนกัน ทำให้คาดการณ์กระแสเงินสดไม่ได้
• ต้องส่งเอกสารใหม่หรือทำซ้ำบ่อยครั้ง

แนวทางหลีกเลี่ยง: ตรวจสอบและทำรายการรวมปฏิทินวันวางบิลและวันจ่ายเงินของคู่ค้าหลักแต่ละราย แล้วนำมาลงในตารางลูกหนี้-เจ้าหนี้ของบริษัทเรา อย่าให้อยู่แค่ในหัวของผู้รับผิดชอบ แต่ให้แชร์เป็นกฎกติกาที่ชัดเจน

ปัญหาที่ 4: ประเภทของเอกสารหลักฐานและการจัดการ "ฉบับจริง" ที่ไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

ในธุรกิจ B2B ของไทย จะมีเอกสารหลายชนิดส่งต่อกันไปตามขั้นตอนของธุรกรรม

• ใบเสนอราคา
• ใบสั่งซื้อ / PO
• ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี (มีหลายแบบที่รวมทั้งสองอย่างไว้ในฉบับเดียว)
• ใบวางบิล
• ใบเสร็จรับเงิน

ปัญหาคือ เอกสารใดเป็นหลักฐานที่ถูกต้องตามหลักบัญชีและภาษี และการจัดการว่าเป็นต้นฉบับหรือสำเนา ไม่เป็นมาตรฐานเดียวกันในแต่ละคู่ค้า

• มีทั้งบริษัทที่ออกใบส่งของกับใบกำกับภาษีแยกกัน / บริษัทที่รวมเป็นฉบับเดียว ปะปนกัน
• ใบกำกับภาษีต้นฉบับที่จำเป็นต่อการเครดิตภาษีซื้อไม่มาถึงมือเรา
• ใบเสร็จรับเงินออกให้หลังรับชำระเงินเท่านั้น ทำให้หลักฐานรายเดือนไม่ครบ

แนวทางหลีกเลี่ยง: กำหนดมาตรฐาน "ชุดเอกสารที่ต้องได้รับจากคู่ค้าเสมอ" ภายในบริษัท และตั้งกฎการจัดการต้นฉบับ ทำให้ขั้นตอน รับ → จัดเก็บ → กระทบยอด อยู่ในรูปเช็กลิสต์

ปัญหาที่ 5: ความคลาดเคลื่อนของวิธีชำระเงินและการตัดยอดเงินเข้า (เช็ค / PromptPay / โอนเงิน)

การชำระเงินในไทยยังคงนิยมใช้ เช็ค อย่างเหนียวแน่น ควบคู่ไปกับการโอนเงินผ่านธนาคารและ PromptPay ยิ่งไปกว่านั้น เนื่องจากมีการหัก WHT ดังที่กล่าวไปข้างต้น ยอดในใบแจ้งหนี้กับยอดเงินที่เข้าจริงจึงไม่ตรงกัน (ยอดเต็ม − ภาษีหัก ณ ที่จ่าย = ยอดเงินเข้า)

ผลที่ตามมาคือ

• เมื่อตัดยอดเงินเข้า ยอดในใบแจ้งหนี้กับยอดเงินเข้าไม่ตรงกัน ต้องใช้เวลาสืบหาสาเหตุ
• จังหวะบันทึกบัญชีคลาดเคลื่อนเพราะการเรียกเก็บเช็คและวันครบกำหนด
• ใบนำฝาก (pay-in slip) หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายไม่ได้ส่งมาพร้อมกัน ทำให้ระบุไม่ได้ว่าเป็นเงินค่าอะไร

แนวทางหลีกเลี่ยง: ตั้งกฎให้รับ-ส่งหลักฐานการโอนเงินพร้อมหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นชุดเดียวกันทุกครั้งที่จ่ายหรือรับเงิน ยึดหลักการตัดยอดด้วย "ยอดสุทธิหลังหักภาษี ณ ที่จ่าย" อย่างเคร่งครัด และหากใช้ระบบบัญชีออนไลน์ (เช่น PEAK) เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับเงินเข้าเข้าด้วยกัน การกระทบยอดจะง่ายขึ้นมาก

สรุป — กำหนด "มาตรฐานของบริษัทเรา" แล้วปรับการดำเนินงานให้เข้ากับคู่ค้า

ในธุรกิจ B2B ของไทย เราไม่สามารถไปเปลี่ยนกระบวนการบัญชีของคู่ค้าได้ ด้วยเหตุนี้

1. กำหนดกฎมาตรฐานของบริษัทเราก่อน (เอกสารที่จะรับ WHT VAT รอบการวางบิล/จ่ายเงิน)
2. เข้าใจความต่างของคู่ค้าแต่ละราย (วันวางบิล รูปแบบเอกสาร วิธีชำระเงิน) ในรูปแบบรายการรวม
3. กระทบยอดทุกเดือน (หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ใบกำกับภาษี เงินเข้า) ด้วยเช็กลิสต์

หากทำ 3 ข้อนี้ให้เป็นระบบได้ ก็จะลดความสะดุดในแต่ละเดือนได้อย่างมาก จุดสำคัญคืออย่าพึ่งพา "การสังเกตเห็น" ที่ขึ้นกับตัวบุคคล แต่ให้แปลงออกมาเป็นกฎกติกาและเช็กลิสต์

การสนับสนุนจาก MIRAI BizLab

เราช่วยสนับสนุนการจัดระบบงานบัญชีรอบ ๆ ธุรกรรม B2B ของบริษัทในไทยจากมุมมองหน้างานจริง

• จัดระเบียบและออกแบบการดำเนินงานเรื่องกฎ WHT ใบกำกับภาษี และการวางบิล ของคู่ค้าแต่ละราย
• กำหนดมาตรฐานเอกสารที่รับเข้ามาและการจัดการต้นฉบับ พร้อมสร้างขั้นตอนการกระทบยอดรายเดือน
• ฝึกอบรมการดำเนินงานให้ทั้งพนักงานในไทยและสำนักงานใหญ่ในญี่ปุ่น
• ทำให้กระบวนการตั้งแต่ใบแจ้งหนี้จนถึงเงินเข้ามองเห็นได้ชัดด้วยการนำระบบบัญชีออนไลน์มาใช้

ปัญหาประจำเดือนอย่าง "เก็บหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายไม่ครบสักที" หรือ "เงินเข้าไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้" สามารถแก้ได้ด้วยระบบ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ การสนับสนุนการนำระบบบัญชีมาใช้

เริ่มต้นจากการปรึกษาฟรี

หากเล่ารายละเอียดกระบวนการบัญชีในปัจจุบันให้เราฟัง เราจะบอกสาเหตุของจุดที่สะดุดและแนวทางในการจัดระเบียบอย่างเป็นรูปธรรม ปรึกษาเราได้ตามสบายผ่าน ติดต่อเรา

---