Diferencias en los procesos contables que complican las operaciones con empresas tailandesas — los 5 problemas más comunes

Introducción — por qué las "diferencias entre contrapartes" frenan la contabilidad

Al operar un negocio en Tailandia, en el trato diario con empresas tailandesas —proveedores, subcontratistas y clientes— uno se topa una y otra vez con situaciones en las que la contabilidad no fluye como debería. La causa, en la mayoría de los casos, es que el proceso contable de la contraparte es distinto del propio.

En las operaciones B2B en Tailandia, el tipo de documentos, el tratamiento de la retención y el ciclo de facturación y pago varían considerablemente de una empresa a otra. No funciona el supuesto japonés de que "la fecha de cierre y la de pago son más o menos comunes en cada sector": si no se adapta uno a las prácticas de cada contraparte, surgen casi cada mes problemas como no poder recuperar el certificado de retención, no poder deducir el VAT soportado o que los cobros no cuadren.

A continuación organizamos los cinco problemas más comunes que hemos visto repetirse en la práctica, junto con la forma de evitarlos.

Problema 1: la retención (WHT) y el intercambio de certificados de retención no encajan

En Tailandia, quien paga la contraprestación de un servicio, entre otros, descuenta y declara la retención en la fuente (WHT: ภาษีหัก ณ ที่จ่าย). La tasa varía según el tipo de operación; las más representativas son las siguientes:

• Servicios / obra contratada: 3 %
• Alquileres: 5 %
• Gastos de publicidad: 2 %
• Gastos de transporte: 1 %

Quien paga tiene la obligación de, tras practicar la retención, emitir a la contraparte el certificado de retención (หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย, conocido como 50 ทวิ).

Los problemas más habituales son estos tres:

• La contraparte no emite el certificado de retención dentro del plazo / sencillamente no lo entrega → uno se queda sin la deducción fiscal ni los comprobantes correspondientes.
• Existe discrepancia con la contraparte sobre si la operación está sujeta a WHT y cuál es la tasa.
• El proveedor da por supuesto que cobrará el importe íntegro (bruto), mientras que uno paga con la retención descontada → disputas sobre el importe a pagar.

Cómo evitarlo: al iniciar la relación, deje por escrito desde la fase del presupuesto o del PO (orden de compra) "la tasa de WHT y si se practica o no la retención". En el momento del pago, incorpore el intercambio del certificado de retención al flujo de pagos y contrólelo mediante una lista de verificación de recepción.

Problema 2: el momento de emisión y los requisitos formales de la factura fiscal (ใบกำกับภาษี)

Para deducir el VAT soportado (7 %) se necesita el original de una factura fiscal (ใบกำกับภาษี) que cumpla los requisitos. El formato completo exige consignar el número de identificación fiscal de 13 dígitos tanto de la contraparte como propio, la distinción entre casa matriz y sucursal (สำนักงานใหญ่ / สาขา y el código de sucursal), la dirección, el número correlativo, la fecha, etc.

El momento de emisión también difiere entre contrapartes. Por regla general, los bienes se facturan en la entrega y los servicios en el momento del cobro, de modo que, según la operativa de la contraparte, el mes de imputación del VAT puede no coincidir con el propio.

Los problemas habituales son los siguientes:

• Por defectos formales (errores en el número, el código de sucursal o la dirección) no se puede deducir el VAT soportado.
• En lugar del original (ต้นฉบับ) le entregan una copia (สำเนา), que no sirve como comprobante para la deducción.
• El mes de emisión de la contraparte y el mes de imputación propio no coinciden, lo que genera diferencias en la declaración del VAT.

Cómo evitarlo: al recibir el documento, verifique los requisitos formales en el acto (en especial el código de sucursal y el número de identificación fiscal). Conserve el original de forma segura y cuádrelo mensualmente con el libro de VAT.

Problema 3: las prácticas del ciclo de facturación (วางบิล / รับเช็ค) varían según la empresa

En el B2B tailandés sigue muy extendida la práctica de realizar la วางบิล (waang bin = presentación de la factura) y el รับเช็ค / จ่ายเช็ค (recepción / pago del cheque) en días u fechas concretas para cada caso. Es decir, cada empresa tiene fijado su propio calendario, como "el día de presentación de factura es el 25 de cada mes y el día de recepción del pago (cheque) es el 10 del mes siguiente".

Si el "cierre y pago" que uno tiene previsto no encaja con el calendario de วางบิล de la contraparte, surgen problemas como:

• Perder la fecha de presentación de la factura y que el cobro se retrase un mes.
• Que las fechas de pago sean dispares según la contraparte y no se pueda prever la tesorería.
• Que se repitan reenvíos y rehacer documentos.

Cómo evitarlo: para cada contraparte importante, consulte y elabore un listado del día de วางบิล y del día de pago, y trasládelo al calendario propio de cuentas por cobrar y por pagar. Compártalo como una regla, no como algo que solo está en la cabeza del responsable.

Problema 4: los tipos de comprobantes y el tratamiento del "original" no están unificados

En el B2B tailandés circulan varios documentos a lo largo del flujo de la operación:

• ใบเสนอราคา (presupuesto)
• ใบสั่งซื้อ / PO (orden de compra)
• ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี (albarán de entrega / factura fiscal; muchos formatos cumplen ambas funciones a la vez)
• ใบวางบิล (factura / aviso de cobro)
• ใบเสร็จรับเงิน (recibo)

El problema es que cuál de estos documentos es el soporte formal a efectos contables y fiscales, así como el tratamiento de si es original o copia, no está unificado entre contrapartes.

• Conviven empresas que separan el albarán y la factura fiscal con otras que los combinan.
• El original de la factura fiscal, necesario para deducir el VAT soportado, no llega a sus manos.
• El recibo (ใบเสร็จรับเงิน) solo se emite tras el cobro, de modo que los comprobantes mensuales quedan incompletos.

Cómo evitarlo: estandarice internamente "el juego de documentos que se debe recibir siempre de cada contraparte" y fije reglas de gestión de originales. Convierta en lista de verificación el flujo de recepción → conservación → cuadre.

Problema 5: desajustes entre la forma de pago y la conciliación de cobros (cheque / PromptPay / transferencia)

En los pagos en Tailandia, el cheque (เช็ค) sigue muy arraigado, y se utilizan también la transferencia bancaria y PromptPay. Además, como se descuenta la WHT antes mencionada, el importe facturado y el importe efectivamente cobrado no coinciden (importe nominal − retención = cobro).

Como consecuencia:

• Al conciliar los cobros, el importe facturado y el cobrado no cuadran y rastrear la causa lleva tiempo.
• El cobro y el vencimiento del cheque desfasan el momento de imputación.
• El aviso de transferencia (pay-in slip) o el certificado de retención no se envían junto al pago, por lo que no se puede identificar a qué corresponde el cobro.

Cómo evitarlo: establezca como regla que en cada pago o cobro se intercambien conjuntamente el comprobante de transferencia y el certificado de retención. Asuma siempre que la conciliación se hace sobre el "importe neto tras la retención" y, si gestiona facturas y cobros vinculándolos en una contabilidad en la nube (como PEAK), el cuadre se vuelve mucho más sencillo de golpe.

Conclusión — defina "su propio estándar" y opere adaptándose a la contraparte

En el B2B tailandés, uno no puede cambiar el proceso contable de la contraparte. Precisamente por eso conviene:

1. Definir primero sus propias reglas estándar (documentos a recibir, WHT, VAT, ciclo de facturación/pago).
2. Conocer en un listado las diferencias de cada contraparte (día de วางบิล, formato de los documentos, forma de pago).
3. Llevar el cuadre mensual (certificado de retención, factura fiscal, cobros) mediante una lista de verificación.

Si logra convertir estos tres puntos en un sistema, los tropiezos de cada mes se reducirán notablemente. La clave está en plasmarlo en reglas y listas de verificación, sin depender de la "intuición" de cada persona.

El apoyo de MIRAI BizLab

Apoyamos en la práctica la organización contable en torno a las operaciones B2B de las empresas en Tailandia.

• Ordenamiento de las reglas de WHT, factura fiscal y วางบิล por contraparte y diseño de su operativa.
• Estandarización de los documentos a recibir, gestión de originales y construcción del flujo de cuadre mensual.
• Capacitación operativa tanto para el personal local como para la casa matriz en Japón.
• Visibilidad del ciclo de facturación a cobro mediante la implementación de contabilidad en la nube.

Las preocupaciones de cada mes —"nunca tengo completos los certificados de retención", "los cobros no cuadran con las facturas"— pueden resolverse con un sistema. Para más detalles, consulte también Implementación de sistemas contables.

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Si nos cuenta cómo es actualmente su proceso contable, le indicaremos de forma concreta las causas de los tropiezos y la vía para ordenarlos. No dude en consultarnos a través de Contacto.

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